Abschlussball planen – alles was ihr wissen müsst,
inklusive Checklist
Egal ob Realschule, Fachschule, oder Berufsschule das Ende der anstrengenden Schulzeit wird meist mit einem glamourösen Abschlussball gefeiert. Das kann in Form einer edlen Galaveranstaltung in einem schönen Ballsaal sein – meistens während der Ballsaison – oder auch in Form eines stilvollen Schulfestes am Ende des Sommersemesters.
Damit der Abschlussball zu einem Erfolg wird, müssen viele Dinge zusammenspielen und richtig organisiert werden. Die richtige Location für den Abschlussball, die passende Ballmusik (Band, Orchester, DJ…), Security, Dekoration, Fotografen usw. – alles das trägt zu einem erfolgreichen Ball bei. Daher ist auch die Wahl der richtigen, zuverlässigen Dienstleister für den Abschlussball von entscheidender Bedeutung.
Abschlussball
planen – alles,
was ihr wissen
müsst, inklusive
Checklist
Egal ob Realschule, Fachschule, oder Berufsschule das Ende der anstrengenden Schulzeit wird meist mit einem glamourösen Abschlussball gefeiert.
Das kann in Form einer edlen Galaveranstaltung in einem schönen Ballsaal sein – meistens während der Ballsaison – oder auch in Form eines stilvollen Schulfestes am Ende des Sommersemesters.
Damit der Abschlussball zu einem Erfolg wird, müssen viele Dinge zusammenspielen und richtig organisiert werden.
Die richtige Location für den Abschlussball, die passende Ballmusik (Band, Orchester, DJ…), Security, Dekoration, Fotografen usw. – alles das trägt zu einem erfolgreichen Ball bei.
Daher ist auch die Wahl der richtigen, zuverlässigen Dienstleister für den Abschlussball von entscheidender Bedeutung.
Wann mit Planen starten?
Viele Schulklassen warten zu lange mit der Planung des Abschlussballs. Ein Jahr scheint zwar in weiter Ferne zu sein, doch Achtung: Begehrte Dienstleister wie Musiker, Fotografen oder Caterer sind schon lange im Voraus gebucht. Vor allem die Top-Locations sind oft schon über ein Jahr im Vorhinein reserviert. Deshalb unser Tipp – lieber zu früh, als zu spät bei den jeweiligen Dienstleistern anfragen!
Wann mit Planen
starten?
Viele Schulklassen warten zu lange mit der Planung des Abschlussballs. Ein Jahr scheint zwar in weiter Ferne zu sein, doch Achtung: Begehrte Dienstleister mit Musiker, Fotografen oder Caterer sind schon lange im Voraus gebucht.
Vor allem die Top-Locations sind oft schon über ein Jahr im Vorhinein reserviert. Deshalb unser Tipp – lieber zu früh, als zu spät bei den jeweiligen Dienstleistern anfragen!
Kommunikation
Ganz am Anfang der Organisation eines Abschlussballes steht die Bildung des Ballkomitees. Hier müssen die einzelnen Zuständigkeiten und Kompetenzen verteilt werden sowie Termine und Deadlines festgelegt werden.
Eine gute Kommunikation von Anfang an ist das A und O eines erfolgreichen Abschlussballes. Durch einen guten Informationsfluss sowie klar definierter Ansprechpartner der jeweiligen Planungsbereiche fällt die Organisation leichter und Missverständnissen kann vorgebeugt werden.
Informationsfluss:
Ein regelmäßiges Update über den Stand der Planung ist für alle Beteiligten wichtig. Durch regelmäßige Treffen in echt aber auch in Telekommunikationsgruppen (z. B. Whats-App) bleiben alle Mitwirkenden am gleichen Wissensstand.
Ansprechpartner:
Für die verschiedenen Bereiche der Planung sollten klare Zuständigkeiten definiert werden.
Terminabstimmung:
Ein Datum sollte so gewählt werden, dass es für die Mehrheit der Beteiligten, einschließlich Lehrkräfte und Studierende, geeignet ist.
Strukturierte Planung:
Legt euch gemeinsame Ordner, bei denen jeder Zugriff hat, an – z. B. auf Google Drive. Ungefähr so könnte sie aussehen:
>>> Was noch zur Organisation gehört? Hier geht es zu unserer Checkliste Abschlussball <<<
Den Abschlussball planen – was ist zu beachten
Die Planung eines Abschlussballes stellt ein aufregendes Projekt dar, das umfassende Organisation und Vorbereitung erfordert. Hier sind einige Schlüsselaspekte, die bei der Planung zu beachten sind:
Den Abschlussball
planen – was ist
zu beachten
Die Planung eines Abschlussballes stellt ein aufregendes Projekt dar, das umfassende Organisation und Vorbereitung erfordert. Hier sind einige Schlüsselaspekte, die bei der Planung zu beachten sind:
Budgetierung
Kostenkalkulation: Eine detaillierte Aufstellung aller Kosten für den Veranstaltungsort, Catering, Musik, Dekoration, Sicherheit und Fotografie ist unerlässlich. Auch vielleicht auf den ersten Blick nicht ersichtliche Kosten wie Versicherungen und Genehmigungen gehören unbedingt mit berücksichtigt.
Finanzierung: Idealerweise übertreffen die Einnahmen die Ausgaben. Die Mittelbeschaffung für die Einnahmen kann durch Ticketverkauf, Sponsoring oder Fundraising erfolgen.
Kostenübersicht
Als Anhaltspunkt haben wir euch eine Kostenübersicht sowie untenanstehend eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zusammengestellt. Diese beziehen sich auf das Jahr 2024 und können abweichen.
TIPP: Natürlich spielen Preise von Dienstleistern als Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eine mitentscheidende Rolle. Sie sollten aber keinesfalls als alleinige Grundlage dienen. Wichtig ist es auch, etwaige versteckte Zusatzkosten bei der Planung zu berücksichtigen.
Budgetierung
Kostenkalkulation: Eine detaillierte Aufstellung aller Kosten für den Veranstaltungsort, Catering, Musik, Dekoration, Sicherheit und Fotografie ist unerlässlich. Auch vielleicht auf den ersten Blick nicht ersichtliche Kosten wie Versicherungen und Genehmigungen gehören unbedingt mit berücksichtigt.
Finanzierung: Idealerweise übertreffen die Einnahmen die Ausgaben. Die Mittelbeschaffung für die Einnahmen kann durch Ticketverkauf, Sponsoring oder Fundraising erfolgen.
Kostenübersicht
Als Anhaltspunkt haben wir euch eine Kostenübersicht sowie untenanstehend eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zusammengestellt. Diese beziehen sich auf das Jahr 2024 und können abweichen.
TIPP: Natürlich spielen Preise von Dienstleistern als Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eine mitentscheidende Rolle. Sie sollten aber keinesfalls als alleinige Grundlage dienen. Wichtig ist es auch, etwaige versteckte Zusatzkosten bei der Planung zu berücksichtigen.
Steuern und Abgaben – lästig, aber verpflichtend!
Das leidige Thema Steuern und Abgaben gehört ebenfalls bei der Planung vom Abschlussball erörtert. Die rechtlichen Themen inklusive Genehmigungen gehören jedenfalls zeitnah besprochen, um vor bösen Überraschungen gewappnet zu sein.
Steuern und
Abgaben –
lästig, aber
verpflichtend!
Das leidige Thema Steuern und Abgaben gehört ebenfalls bei der Planung vom Abschlussball erörtert. Die rechtlichen Themen inklusive Genehmigungen gehören jedenfalls zeitnah besprochen, um vor bösen Überraschungen gewappnet zu sein.
Die Location
Edles Palais, Veranstaltungszentrum oder Stadthalle? Es gibt unzählige verschiedene Möglichkeiten, um einen Abschlussball gebührend zu feiern. Nehmt euch beim Organisieren genügend Zeit, um die verschiedenen Angebote gut miteinander vergleichen zu können und die perfekte Location für euren Abschlussball zu finden.
Die Location
Edles Palais, Veranstaltungszentrum oder Stadthalle? Es gibt unzählige verschiedene Möglichkeiten, um einen Abschlussball gebührend zu feiern.
Nehmt euch beim Organisieren genügend Zeit, um die verschiedenen Angebote gut miteinander vergleichen zu können und die perfekte Location für euren Abschlussball zu finden.
Folgende Aspekte sind bei der Planung maßgeblich entscheidend für die Auswahl der Location:
Raumgröße: Der Veranstaltungsort muss ausreichend Platz für Gäste, Tanzfläche, Bühne und Catering bieten.
Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit des Ortes zum gewünschten Termin sollte wie bereits erwähnt frühzeitig gesichert werden.
Tanzmusik und fette Beats
Entscheidend für eine gute Stimmung am Abschlussball ist vor allem eine gute Tanzband, die im Ballsaal dafür sorgt, dass das Tanzbein geschwungen wird.
Coverage sorgt mit Tanzmusik und Ballklassikern vom Feinsten für emsiges Treiben auf der Tanzfläche, begeistert aber auch mit aktuellen Hits aus den Charts.
Zusätzliche Entertainment-Möglichkeiten
Bedenkt beim Planen des Abschlussballs, welche Entertainment-Möglichkeiten ihr den Ballgästen noch bieten wollt. Eine Mirror Selfie Box ist nicht nur lustig, sondern auch ein echter Eyecatcher.
Coverage vermietet als Ballband genau diese – nähere Infos gibt es hier:
Zusätzliche Entertainment-Möglichkeiten
Bedenkt beim Planen des Abschlussballs, welche Entertainment-Möglichkeiten ihr den Ballgästen noch bieten wollt. Eine Mirror Selfie Box ist nicht nur lustig, sondern auch ein echter Eyecatcher.
Coverage vermietet als Ballband genau diese – nähere Infos gibt es hier:
Fotografie und Video
Die Buchung von professionellen Fotografen oder Videografen ist ratsam, um die Höhepunkte festzuhalten. Natürlich kann man auch selbst für Fotos sorgen, wir raten jedoch dringen davon ab, auf Zufallstreffer der Gäste zu setzen.
Fotografie und Video
Die Buchung von professionellen Fotografen oder Videografen ist ratsam, um die Höhepunkte festzuhalten.
Natürlich kann man auch selbst für Fotos sorgen, wir raten jedoch dringen davon ab, auf Zufallstreffer der Gäste zu setzen.
Weitere Aspekte der Planung eines Abschlussballes
Neben den bereits genannten Aspekten gibt es viele weitere Punkte, die es für einen Abschlussball zu organisieren gibt.
Weitere Aspekte
der Planung eines
Abschlussballes
Neben den bereits genannten Aspekten gibt es viele weitere Punkte, die es für einen Abschlussball zu organisieren gibt.
Thema und Dekoration
Motto: Ein prägnantes Motto trägt dazu bei, den Abend besonders zu gestalten.
Dekoration: Die Dekoration sollte dem gewählten Motto entsprechen und eine festliche Stimmung erzeugen.
Catering und Getränke
Menüauswahl: Es ist zu entscheiden, ob es ein Dinner oder ein Buffet geben soll.
Getränke: Ein Pauschalangebot für Getränke kann in Betracht gezogen werden, wobei Altersbeschränkungen für Alkohol zu beachten sind.
Einladungen und Tickets
Gestaltung: Einladungen und Tickets sollten dem Motto des Balls entsprechen.
Verkauf: Der Verkauf und die Verteilung von Tickets sollten rechtzeitig organisiert werden.
Dresscode
Kleiderordnung: Eine klare Kommunikation eines eventuellen Dresscodes ist wichtig.
Sicherheitskonzept
Sicherheitspersonal: Ausreichendes Sicherheitspersonal ist für den Abschlussball zu organisieren.
Notfallplan: Ein Notfallplan für unvorhergesehene Ereignisse sollte ausgearbeitet werden.
Logistik
Anfahrt und Parken: Die gute Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes und ausreichende Parkmöglichkeiten sind sicherzustellen.
Garderobe: Eine betreute Garderobe sollte ebenfalls organsiert werden.
Nachbereitung
Aufräumen: Zuständigkeiten für das Aufräumen nach dem Ball sind festzulegen.
Dankesworte: Ein Dank an alle Helfer und Teilnehmer sollte bei der Planung nicht vergessen werden.
Alles im Blick – Checkliste für den Abschlussball
Alles im Blick –
Checkliste für
den Abschlussball
Ganz schön viele Informationen bis hierhin, oder? Um einen guten Überblick über die Aufgaben bei der Organisation eures Abschlussballes zu haben, stellen wir euch hier unsere Checkliste zum Ausdrucken zu Verfügung:
Die wichtigsten Dienstleister für den Abschlussball
Damit der Ball zu einem Erfolg wird, kommt es vor allem darauf an, die richtigen Dienstleister zu wählen. Es empfehlenswert, sich rechtzeitig, idealerweise bereits in der Anfangsphase der Planung des Abschlussballes, Angebote von verschiedenen Dienstleistern einzuholen.
Vielleicht kennt man ja bereits Bands oder Fotografen, mit denen man schon in der Vergangenheit erfolgreich zusammengearbeitet hat. Dann kann man bei diesen Dienstleistern natürlich gleich anfragen und diese auch gleich fix buchen.
Sucht man in einem Bereich aber neue Dienstleister, sollte man sich auf jeden Fall immer mehrere Angebote einholen, um vergleichen zu können. Ganz wichtig dabei: nicht nur auf den Preis alleine achten, sondern auch die dafür gebotenen Leistungen und die Konditionen des Dienstleisters.
Hier eine Übersicht über die wichtigsten Dienstleister für Abschlussbälle:
Musik / Bands: Tanzbands, Orchester, Jazzbands usw.
DJs: Für die Aftershow-Party oder einen eigenen DJ-Bereich am Abschlussball.
Show Acts: Als Mitternachtseinlage, Showeinlage zwischendurch oder als Attraktion in einem Nebensaal.
Foto / Video: Was wäre ein Abschlussball ohne Fotos oder ein Video zur Erinnerung?
Gastronomie: Catering für Speisen, Cocktailbars oder die Party danach.
Eventtechnik: Professionelle Ton- und Lichttechnik sowie Veranstaltungstechnik für Showeinlagen, Discobereiche usw.
Security: Damit der Ball sicher und geordnet über die Bühne geht – ab einer bestimmten Veranstaltungsgröße gesetzlich vorgeschrieben.
Die wichtigsten
Dienstleister für
den Abschlussball
Damit der Ball zu einem Erfolg wird, kommt es vor allem darauf an, die richtigen Dienstleister zu wählen. Es empfehlenswert, sich rechtzeitig, idealerweise bereits in der Anfangsphase der Planung des Abschlussballes, Angebote von verschiedenen Dienstleistern einzuholen.
Vielleicht kennt man ja bereits Bands oder Fotografen, mit denen man schon in der Vergangenheit erfolgreich zusammengearbeitet hat. Dann kann man bei diesen Dienstleistern natürlich gleich anfragen und diese auch gleich fix buchen.
Sucht man in einem Bereich aber neue Dienstleister, sollte man sich auf jeden Fall immer mehrere Angebote einholen, um vergleichen zu können. Ganz wichtig dabei: nicht nur auf den Preis alleine achten, sondern auch die dafür gebotenen Leistungen und die Konditionen des Dienstleisters.
Hier eine Übersicht über die wichtigsten Dienstleister für Abschlussbälle:
Musik / Bands: Tanzbands, Orchester, Jazzbands usw.
DJs: Für die Aftershow-Party oder einen eigenen DJ-Bereich am Abschlussball.
Show Acts: Als Mitternachtseinlage, Showeinlage zwischendurch oder als Attraktion in einem Nebensaal.
Foto / Video: Was wäre ein Abschlussball ohne Fotos oder ein Video zur Erinnerung?
Gastronomie: Catering für Speisen, Cocktailbars oder die Party danach.
Eventtechnik: Professionelle Ton- und Lichttechnik sowie Veranstaltungstechnik für Showeinlagen, Discobereiche usw.
Security: Damit der Ball sicher und geordnet über die Bühne geht – ab einer bestimmten Veranstaltungsgröße gesetzlich vorgeschrieben.
Über Coverage
Wir sind Coverage, eine erfahrene Ballband. Als Profimusiker ist es für uns selbstverständlich, nicht nur für Livemusik am Abschlussball zuständig zu sein, sondern euch auch bei der Organisation und Planung eures Abschlussballes zu unterstützen.
Dafür geben wir euch gerne unsere Erfahrungen weiter, die wir auf unzähligen Abschlussbällen sammeln durften. Da wir selbst unsere Schulzeit ebenfalls mit einem Abschlussball beendet haben, wissen wir ganz genau, worauf es an diesem Tag ankommt!
Über Coverage
Wir sind Coverage, eine erfahrene Ballband. Als Profimusiker ist es für uns selbstverständlich, nicht nur für Livemusik am Abschlussball zuständig zu sein, sondern euch auch bei der Organisation und Planung eures Abschlussballes zu unterstützen.
Dafür geben wir euch gerne unsere Erfahrungen weiter, die wir auf unzähligen Abschlussbällen sammeln durften. Da wir selbst unsere Schulzeit ebenfalls mit einem Abschlussball beendet haben, wissen wir ganz genau, worauf es an diesem Tag ankommt!
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