Bandvertrag bei Hochzeiten – Was gehört rein?

Was sollte in einem Vertrag mit den Hochzeitsmusikern stehen?

Eine Hochzeit ist ein einmaliges Ereignis – da soll natürlich alles reibungslos laufen. Doch was passiert, wenn die Hochzeitsband plötzlich absagt oder wichtige Details unklar sind? Ein sauberer Vertrag kann hier für Sicherheit sorgen. Damit ihr bestens vorbereitet seid, zeigen wir euch die wichtigsten Punkte, die in einem Vertrag mit eurer Hochzeitsband stehen sollten.

1. Die Basics – Wer, Wann, Wo, Wie lange?

Dieser Punkt klingt banal, sorgt aber oft für Missverständnisse. Achtet darauf, dass folgende Fragen eindeutig im Vertrag geklärt sind:

• Wer spielt? Hat die Band mehrere Besetzungen? Wird die Sängerin oder der Gitarrist dabei sein, die ihr auf dem Promovideo gesehen habt? Bei uns als Coverage ist dies relativ einfach, da unsere Besetzung immer aus Martina und Martin besteht. Lediglich im Trio kommt noch ein singender Bassist dazu.
• Wann ist die Band vor Ort? Die meisten Bands beginnen zwischen 20 und 21h zu spielen, abhängigen von den Wünschen des Brautpaares. Aufgebaut wird aber natürlich schon früher. Der Aufbau sollte nicht genau während des Dinners stattfinden, zumindest nicht, wenn beim Aufbau eine gewisse Lautstärke entsteht.
• Wo steht die Band? Die Position sollte mit der Location abgestimmt werden, da ein nachträglicher Umbau oft nicht möglich ist. Achtet darauf, dass genügend Platz für die Band vorhanden ist.
• Wie lange spielt die Band? Die meisten Hochzeitsbands bieten eine 4 oder 5 Stunden Pauschale an. Klärt ab, ob es eine maximale Spielzeit gibt, ob Verlängerungen möglich sind und ob es Sperrstunden oder Lautstärkenbegrenzungen gibt. Haltet hier auch Rücksprache mit dem Locationbetreiber.
• Was zählt zur Spielzeit? In den meisten Fällen werden Pauschalen für eine bestimmte Spielzeit vereinbart – unabhängig von Unterbrechungen für Einlagen oder Spiele. 

Unser Tipp: Klärt im Voraus, ob nach der Live-Musik noch eine Playlist oder ein DJ-Service möglich ist und haltet dies im Vertrag fest!

2. Gage & Zahlungsmodalitäten – Wann und wie wird gezahlt?

• Wie hoch ist die Gage? Ist alles inkludiert (Steuern, Fahrtkosten, Technik)? Professionelle Hochzeitsbands wie Coverage müssen eine Umsatzsteuer berechnen. Diese sollten im Vertrag angeführt werden.
• Muss eine Übernachtung bezahlt werden? Wer übernimmt die Kosten?
• Wann wird gezahlt? Es gibt dabei meist unterschiedliche Möglichkeiten. Vorab, am Abend oder später per Rechnung?
• Gibt es eine Anzahlung? Falls ja, ist sie erstattungsfähig oder nicht? Üblich sind 20-30% Anzahlung bei der Buchung einer Band.
• Stornogebühren? Diese gibt es im Falle einer Absage des Brautpaares. Je näher der Hochzeitstermin rückt, desto höher fallen Stornogebühren in der Regel aus.
• AGB der Band? Diese genau durchlesen – sie sind meist Vertragsbestandteil. In den AGB werden oftmals zusätzliche Punkte im Vorhinein geklärt.

Je klarer diese Punkte geregelt sind, desto entspannter sind beide Seiten.

3. Technik & Platz – Was braucht die Band?

• Wie viel Platz ist notwendig? Eine Bühne sieht toll aus, ist für die meisten Hochzeitsbands aber nicht notwendig. Ein Duo benötigt weniger Platz als eine große Band.
• Wer haftet für technische Schäden? Falls z. B. eine Steckdose in der Location defekt ist, haftet üblicherweise der Veranstalter – also ihr!
• Stromversorgung? Strom ist essentiell. Ohne Strom gibt’s keine Verstärkung! Klärt vorher, ob ausreichend Steckdosen vorhanden sind.
• Lagerplatz? Die Band benötigt oft Platz für Instrumentenkoffer, Kabel und weiteres Equipment. Auch dies haben viele Bands im Vertrag stehen. Manchmal steht dies auch in den AGB. 
• Auch ein Parkplatz für die Band sollte zur Verfügung stehen und wird oft im Vertrag vermerkt.
• Technische Unterstützung: Die meisten Bands bieten technische Unterstützung für Einlagen usw. an und haben auch ein Funkmikrofon für Gäste zu Verfügung.
  
  

4. Verpflegung – Müssen Musiker hungern?

• Sind Essen & Getränke inkludiert? Es ist üblich, der Band zumindest eine warme Mahlzeit anzubieten. Der Arbeitstag der Musiker beginnt nicht erst mit dem Auftritt am Abend, sondern schon lange davor, oft bereits am Vormittag, wo die ersten Vorbereitungen wie das Beladen von Equipment oder das Styling ansteht. Dann geht es bis spät in die Nacht, der Arbeitstag kann also sehr lange werden.
• Welche Getränke stehen zur Verfügung? Wasser und Softdrinks sind ein Muss – eine Band ohne Energie hält nicht lange durch!
  
  

5. Wetter & Notfallplan – Was, wenn’s regnet?

Das Wetter ist leider unberechenbar und gehört zu den Dingen, die nicht planbar sind. Viele tausende Euro stehen auf der Bühne. Sonnenschirme sind ebenfalls unverzichtbar.

• Ist die Band überdacht? Hochzeiten im Freien sind wunderschön, bei Outdoor-Hochzeiten muss aber ein Plan B vorhanden sein.
• Was ist bei extremen Temperaturen? Bei Hitze kann Technik ausfallen, bei Kälte können Instrumente Schaden nehmen.

Hier gilt: Je besser der Notfallplan, desto stressfreier der Tag!

6. Sonderwünsche & Gastbeiträge – Wer darf ans Mikro?

• Dürfen Gäste spontan singen? Klärt, ob Einlagen erlaubt sind. Wir selbst sind hier eher auf der lockeren Seite, damit ihr aber sichergehen könnt, dass auch die ein oder andere Einlage möglich ist, solltet ihr dies im Vertrag vermerken.
• Brautstehlen & Spiele: Manche Bands bieten das Brautstehlen oder andere Bräuche an, andere nicht – klärt das vorher. Man kann keinesfalls davon ausgehen, dass alle Hochzeitsbands auch das Brautstehlen übernehmen.
• Songwünsche: Eine Rockband kann nicht einfach einen klassischen Walzer aus dem Ärmel schütteln. Setlisten findet man im Regelfalls auf den Websites der Bands. Fragt nach, ob Wunschlieder machbar sind. 
• No-Goes: Falls es Songs gibt, die ihr auf keinen Fall hören wollt, sollte das im Vertrag festgehalten werden.

7. Absagen & Notfälle – Was passiert, wenn die Band ausfällt?

• Gibt es Ersatz? Gegen krankheitsbedingte Ausfälle ist niemand gewappnet. Seriöse Bands haben Lösungen für Krankheitsfälle. Die meisten Bands sorgen dann für ebenbürtigen Ersatz.
• Rückerstattung: Was passiert, wenn die Band aus unvorhersehbaren Gründen absagen muss?
• Stornobedingungen: Klärt die genauen Regelungen für beide Seiten.

Unser Pro-Tipp: Auch schriftliche E-Mail-Absprachen können unter bestimmten Bedingungen rechtsgültig sein – eine lose Absprache wie „Wir merken euch den Termin mal vor“ reicht jedoch nicht aus!